Finnish Personal Identity Code (Henkilötunnus) là gì? Hướng Dẫn Đăng Ký DVV (Maistraatti)

1. Finnish Personal Identity Code là gì và tại sao nó quan trọng đến thế?

Trước hết, chúng ta cần hiểu rõ "nó" là cái gì đã. Finnish Personal Identity Code (Henkilötunnus - HETU) là một dãy số gồm 11 ký tự, là mã số định danh duy nhất cho mỗi cá nhân sinh sống lâu dài tại Phần Lan. Nó tương tự như số Căn cước công dân ở Việt Nam, nhưng mức độ phủ sóng của nó trong đời sống thì sâu rộng hơn rất nhiều.

Cấu trúc của nó thường trông như thế này: DDMMYY-XXXX.

Ví dụ: 010590-123A.

Trong đó:

• 010590: Là ngày tháng năm sinh của bạn (ngày 1 tháng 5 năm 1990).

• Dấu - (hoặc đôi khi là A, + tùy thuộc vào thế kỷ bạn sinh ra) là ký tự phân cách.

• 123A: Là 4 ký tự định danh duy nhất (số cuối cùng thường là số lẻ cho nam, số chẵn cho nữ, và một ký tự kiểm tra).

Tại sao bạn không thể sống thiếu nó?

Nói không ngoa, nếu không có Finnish Personal Identity Code, về cơ bản bạn "vô hình" trong hệ thống kỹ thuật số của Phần Lan. Bạn sẽ cần nó để:

1. Mở tài khoản ngân hàng: Đây là điều quan trọng nhất để nhận lương, thanh toán hóa đơn.

2. Nhận Thẻ thuế (Tax card/Verokortti): Không có số này, bạn không thể làm thẻ thuế, và sở thuế sẽ tự động trừ 60% thu nhập của bạn (tin mình đi, bạn không muốn điều này đâu!).

3. Đăng ký các dịch vụ xã hội Kela: Để hưởng các phúc lợi y tế, trợ cấp (xem thêm tại [ Kela là gì? Hướng dẫn đăng ký và những quyền lợi bạn cần biết ]).

4. Ký các hợp đồng dịch vụ: Thuê nhà, internet, điện thoại trả sau, bảo hiểm.

5. Làm thẻ nhân viên, thẻ sinh viên: Hầu hết các hệ thống quản lý nhân sự/sinh viên đều dựa trên số này.

Tóm lại: Đây là bước ĐẦU TIÊN và QUAN TRỌNG NHẤT bạn phải làm khi đặt chân đến Phần Lan.

2. Làm thế nào để có được Finnish Personal Identity Code?

Có hai kịch bản chính để bạn nhận được dãy số này. Hãy kiểm tra xem bạn thuộc trường hợp nào nhé.

Kịch bản 1: Bạn ĐÃ ĐƯỢC CẤP số này cùng với Thẻ cư trú (Cách dễ dàng nhất)

Khi bạn nộp đơn xin Giấy phép cư trú (Residence Permit) lần đầu tiên tại Việt Nam (hoặc nước ngoài) trên hệ thống Enter Finland, có một ô tích nhỏ hỏi bạn có muốn được cấp mã số cá nhân Phần Lan luôn không.

• Nếu bạn đã tích vào ô đó: Xin chúc mừng! Khả năng cao là bạn đã có số rồi. Hãy lật mặt sau của tấm thẻ cư trú (Residence Permit Card) màu hồng ra. Nhìn vào dòng "Personal ID code". Nếu thấy một dãy số dạng DDMMYY-XXXX, thì đó chính là nó! Bạn có thể bỏ qua bước đăng ký DVV và nhảy thẳng xuống phần 4 của bài viết này.

• Nếu mặt sau thẻ ghi "No personal ID" hoặc trống: Đừng lo, đây là trường hợp rất phổ biến. Bạn cần thực hiện Kịch bản 2.

Kịch bản 2: Đăng ký trực tiếp tại DVV (Cách phổ biến)

Nếu chưa có số trên thẻ cư trú, bạn bắt buộc phải đến đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền.

Cơ quan đó là DVV (viết tắt của Digi- ja väestötietovirasto - Cơ quan Dữ liệu Kỹ thuật số và Dân số). Người Phần Lan trước đây gọi nó là Maistraatti, nên nếu bạn nghe ai đó bảo "ra Maistraatti đăng ký" thì nó chính là DVV nhé.

Nhiệm vụ của DVV là ghi nhận thông tin của bạn (tên tuổi, quốc tịch, địa chỉ tại Phần Lan, tình trạng hôn nhân...) vào Hệ thống Thông tin Dân số Quốc gia. Sau khi ghi nhận xong, họ sẽ cấp cho bạn Finnish Personal Identity Code.

Dưới đây là quy trình từng bước mà mình đã trải nghiệm:

Bước 1: Đặt lịch hẹn (Cực kỳ quan trọng!)

Đừng nghĩ rằng cứ đến thẳng văn phòng DVV là được việc. Đặc biệt vào mùa cao điểm (tháng 8, tháng 9 khi sinh viên mới sang), DVV luôn trong tình trạng quá tải.

Ngay khi biết chắc chắn ngày bay sang Phần Lan, bạn hãy lên website của DVV để đặt lịch hẹn online (chọn dịch vụ "Registration of a foreigner's personal data"). Hãy đặt lịch sớm nhất có thể sau ngày bạn dự kiến đến nơi.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ "chuẩn chỉnh"

Kinh nghiệm xương máu của mình là: thà mang thừa còn hơn mang thiếu. Việc bị từ chối vì thiếu giấy tờ sẽ khiến bạn mất thêm vài tuần chờ đợi lịch hẹn mới.

Những giấy tờ cơ bản BẮT BUỘC phải mang theo (bản gốc):

1. Hộ chiếu (Passport): Còn hạn.

2. Thẻ giấy phép cư trú (Residence Permit Card): Tấm thẻ màu hồng của bạn.

3. Giấy tờ chứng minh lý do cư trú:

   • Nếu là người đi làm: Hợp đồng lao động (Employment contract).

   • Nếu là sinh viên: Giấy chứng nhận đang là sinh viên của trường (Study Certificate / Certificate of attendance) - cái này sang trường xin mới có, giấy báo nhập học (Acceptance letter) đôi khi không đủ.

4. Mẫu đơn đăng ký của DVV: Bạn có thể tải trên web DVV, in ra và điền trước ở nhà để tiết kiệm thời gian.

⚠️ Lưu ý ĐẶC BIỆT QUAN TRỌNG cho diện đoàn tụ gia đình:

Nếu bạn sang theo diện vợ/chồng hoặc mang theo con cái, bạn BẮT BUỘC phải mang theo Giấy đăng ký kết hôn và Giấy khai sinh của con.

Nhưng chú ý: DVV không chấp nhận bản tiếng Việt, cũng không chấp nhận bản dịch thuật công chứng thông thường tại Việt Nam. Các giấy tờ này bắt buộc phải được Hợp pháp hóa lãnh sự (Legalized/Apostilled).

• Quy trình này thường là: Xin dấu Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao VN) -> Xin dấu Đại sứ quán Phần Lan tại Hà Nội.

• Đây là lỗi phổ biến nhất khiến nhiều gia đình bị DVV trả hồ sơ về. Hãy chuẩn bị cái này thật kỹ từ khi còn ở Việt Nam!

Bước 3: Đến buổi hẹn tại DVV

Buổi hẹn này thực chất rất nhanh. Bạn đến đúng giờ, lấy số thứ tự (nếu cần) và chờ gọi tên. Nhân viên DVV sẽ kiểm tra hộ chiếu, thẻ cư trú và các giấy tờ liên quan của bạn. Họ sẽ hỏi xác nhận một số thông tin như địa chỉ hiện tại của bạn ở Phần Lan.

• Họ sẽ photocopy lại giấy tờ của bạn và trả lại bản gốc ngay lúc đó.

Bước 4: Chờ đợi kết quả

Sau buổi hẹn, bạn sẽ không được cấp số ngay lập tức đâu (trừ một số trường hợp hãn hữu). DVV sẽ cần thời gian để xử lý dữ liệu.

Thời gian chờ đợi có thể từ 1 tuần đến... 4 tuần, tùy thuộc vào độ bận rộn của họ. Kết quả sẽ được gửi về địa chỉ nhà (hoặc email) mà bạn đã đăng ký. Đó sẽ là một tờ giấy xác nhận (Extract from the Population Information System) trên đó có ghi rõ Finnish Personal Identity Code của bạn.

3. Một lưu ý nhỏ về "Hộ khẩu thường trú" (Municipality of residence - Kotikunta)

Khi đăng ký tại DVV, bạn cần phân biệt hai khái niệm:

1. Xin cấp số định danh (Personal ID Code): Chỉ để có cái số.

2. Đăng ký hộ khẩu thường trú (Municipality of residence): Chính thức ghi nhận bạn là cư dân của thành phố đó (VD: cư dân Helsinki, cư dân Espoo).

Nếu bạn là sinh viên với giấy phép cư trú loại B (tạm thời), thường DVV chỉ cấp cho bạn số định danh (1) mà chưa cho đăng ký hộ khẩu (2), trừ khi bạn chứng minh được mình sẽ ở đây lâu dài (VD: hợp đồng học tập > 2 năm).

Nếu bạn là người đi làm với giấy phép loại A (liên tục), bạn thường sẽ được đăng ký cả hai cùng lúc.

Việc có "hộ khẩu" rất quan trọng để được hưởng các dịch vụ công của thành phố (như y tế công cộng giá rẻ, trường học cho con...). Hãy hỏi kỹ nhân viên DVV xem trường hợp của bạn có được đăng ký "Municipality of residence" luôn không nhé.

4. Có số rồi, giờ làm gì tiếp theo? (Checklist hành động ngay!)

Cầm tờ giấy có dãy số DDMMYY-XXXX trên tay, cảm giác thật sự nhẹ nhõm! Nhưng đừng ăn mừng vội, đây mới là lúc "cuộc chơi" bắt đầu. Số này chỉ có giá trị khi bạn dùng nó để kích hoạt các dịch vụ khác.

Đây là danh sách những việc mình đã làm ngay trong tuần đầu tiên sau khi có số, bạn hãy lưu lại nhé:

☑️ Việc 1: Đi làm lại Thẻ thuế (Tax Card) NGAY LẬP TỨC

Nếu bạn đi làm, hãy mang số này lên trang web của Sở thuế (Vero) hoặc đến văn phòng thuế để làm Tax Card mới. Nếu không, tháng lương đầu tiên của bạn sẽ bị trừ thuế 60% đấy.

☑️ Việc 2: Mở tài khoản ngân hàng Phần Lan

Giờ thì bạn có thể tự tin bước vào ngân hàng rồi. Có số định danh và hộ chiếu là bạn đủ điều kiện mở tài khoản. Hãy đọc kỹ bài viết [ Hướng dẫn mở tài khoản ngân hàng tại Phần Lan ] để chọn ngân hàng phù hợp và biết quy trình nhé.

☑️ Việc 3: Thông báo số định danh cho những nơi cần thiết

• Công ty/Người sử dụng lao động: Để họ cập nhật vào hệ thống trả lương.

• Trường học: Để cập nhật vào hệ thống quản lý sinh viên.

• Chủ nhà: Đôi khi họ cần để hoàn thiện hợp đồng thuê nhà.

☑️ Việc 4: Đăng ký Kela (nếu đủ điều kiện)

Sau khi có số định danh và tài khoản ngân hàng (để xác thực điện tử), bạn có thể nộp đơn xin gia nhập hệ thống an sinh xã hội Kela nếu bạn thuộc diện được hưởng (thường là người đi làm giấy phép A).

Lời kết

Hành trình để có được Finnish Personal Identity Code có thể hơi quan liêu và mất thời gian chờ đợi, nhất là khi bạn vừa chân ướt chân ráo đến một đất nước xa lạ. Nhưng tin mình đi, khi đã vượt qua cửa ải này, bạn sẽ thấy mọi cánh cửa ở Phần Lan đều mở ra dễ dàng hơn rất nhiều. Nó là sự công nhận chính thức rằng bạn là một phần của xã hội nơi đây.

Hy vọng những chia sẻ và hướng dẫn trên sẽ giúp bạn bớt bỡ ngỡ và tiết kiệm thời gian hơn trong những ngày đầu nhập cư. Hãy kiên nhẫn, chuẩn bị kỹ giấy tờ, và rồi mọi thứ sẽ ổn thôi!

Nếu bạn đang tìm kiếm thêm động lực về cuộc sống tại đây, đừng quên đọc bài viết [ 10 lý do bạn nên chọn định cư tại Phần Lan ] nhé. Chúc các bạn một khởi đầu suôn sẻ và nhiều niềm vui tại ngôi nhà mới!

12/2025 - Cuộc Sống Phần Lan